Integritetspolicy för anställda

1. ALLMÄNT

1.1 Edenred Sweden AB, org.nr. 556253-6341 (”Edenred”) respekterar och värnar om din personliga integritet. Vi vill att du ska känna dig trygg när vi behandlar dina personuppgifter. Vi vill med denna integritetspolicy (”Integritetspolicy”) visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter hanteras i enlighet med tillämplig lagstiftning.

1.2 För att kunna tillhandahålla våra produkter och tjänster åt dig som användare, måste vi använda personuppgifter om dig. Denna Integritetspolicy gäller dig som erhåller ett kort från Edenred.

2. PERSONUPPGIFTSANSVARIG

2.1 Edenred är personuppgiftsansvarig för användningen av dina personuppgifter och ansvarar för att användningen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Du finner kontaktuppgifter till oss längst ned i denna Integritetspolicy.

3. VÅR ANVÄNDNING AV DINA PERSONUPPGIFTER

Vi på Edenred använder personuppgifter för att på bästa sätt kunna tillhandahålla de tjänster vi erbjuder. Vi använder därför dina personuppgifter för följande syften:

  • Administration och fullgörande av avtal med din arbetsgivare samt i syfte att tillvarata våra rättsliga intressen vid en tvist,
  • Kunna skicka information, erbjudande och marknadsföring till dig via exempelvis post, e-post och telefon,
  • Administration i samband med företagsförvärv, omstrukturering av Edenred etc., och
  • Fullgöra våra rättsliga skyldigheter samt beivra brott. I nedanstående tabeller får du mer information om bl.a. varför vi använder dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi sparar för att uppnå de ändamålen och hur länge vi sparar dina personuppgifter.

SYFTE:

Administration och fullgörande av avtal med din arbetsgivare samt i syfte att tillvarata våra rättsliga intressen vid en tvist


PERSONUPPGIFTER:

  • Kontaktuppgifter såsom namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress.
  • Order- och betalningsuppgifter såsom köp- och transaktionshistorik.
  • Inloggningsuppgifter såsom användarnamn, e-postadress och lösenord.
  • Arbetsrelaterad information såsom företagsnamn, kostnadsställe anställningsnummer och organisationsnummer.

VAD VI GÖR:

Vi använder dina uppgifter för att kunna tillhandahålla våra produkter, möjliggöra inloggning i våra webbtjänster och vår app och tillhandahålla kundservice till dig som användare av ett kort i enlighet med vårt avtal med din arbetsgivare. Om det uppstår en tvist, t.ex. om betalning, har vi rätt att använda dina uppgifter i syfte att fastställa, försvara eller göra gällande det rättsliga anspråket.

LAGLIG GRUND:

Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att tillhandahålla ett kort i enlighet med vårt avtal med din arbetsgivare överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter. Vidare bedömer vi behandlingen vara av sådan art som du rimligen kan förvänta dig. Om det uppstår en tvist har vi rätt att använda dina uppgifter med stöd av en intresseavvägning.

LAGRINGSTID:

Uppgifterna sparas under hela avtalsförhållandet, dvs. under tiden du har ett kort eller att avtalet mellan Edenred och din arbetsgivare sägs upp, och upp till 12 månader därefter. Uppgifterna får sparas längre om de behövs för att fastställa, försvara eller göra gällande ett rättsligt anspråk, t.ex. vid tvist om betalning.

DINA RÄTTIGHETER:

Du har rätt att invända mot sådan användning av dina personuppgifter som vi gör med stöd av en intresseavvägning. Se avsnitt 9 om du vill läsa mer om vilka rättigheter du har.

SYFTE:

Information, erbjudande och marknadsföring


PERSONUPPGIFTER:

  • Kontaktuppgifter såsom namn, telefonnummer och e-postadress.
  • Order- och betalningsuppgifter såsom köp- och transaktionshistorik.
  • Arbetsrelaterad information såsom företagsnamn och organisationsnummer.

VAD VI GÖR:

Vi använder dina personuppgifter inom ramen för vår distribution av information, erbjudande och marknadsföring då vi skickar ut nyhetsbrev till dig som användare av kortet

LAGLIG GRUND:

Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att skicka allmän information, erbjudande och marknadsföring till dig överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter (för marknadsföring via post och telefon samt för marknadsföring via e-post, SMS, MMS och andra automatiska system om vissa lagkrav är uppfyllda).

LAGRINGSTID:

Uppgifterna sparas och används under hela avtalsförhållandet, dvs. under tiden du har ett kort eller att avtalet mellan Edenred och din arbetsgivare sägs upp, och upp till 12 månader därefter. Det förutsätter förstås att du inte motsatt dig, erbjudande och marknadsföring under den tiden.

DINA RÄTTIGHETER:

Du har alltid rätt att kräva att vi slutar använda dina personuppgifter för erbjudande och marknadsföring. Du har rätt att invända mot sådan användning av dina personuppgifter som vi gör med stöd av en intresseavvägning. Se avsnitt 9 för att få mer information om dina rättigheter.

SYFTE:

Administration i samband med företagsförvärv eller omstrukturering av Edenred etc.


PERSONUPPGIFTER:

  • Kontaktuppgifter såsom namn, telefonnummer och e-postadress
  • Order- och betalningsuppgifter såsom köp- och transaktionshistorik.
  • Arbetsrelaterad information såsom företagsnamn och organisationsnummer

VAD VI GÖR:

Om Edenred ska omstruktureras, t.ex. delas upp i flera olika verksamheter, eller om en utomstående part önskar förvärva Edenred eller vår kunddatabas kommer Edenred att lämna ut dina och andra kunders personuppgifter till det övertagande bolaget. Det bolaget kommer i sådana fall att fortsätta använda dina personuppgifter för samma syften som de vi angett i denna integritetspolicy om du inte får annan information i samband med överlåtelsen

LAGLIG GRUND:

Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att möjliggöra en förvärvs- eller omstruktureringsprocess överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter. Det förutsätter dock att det övertagande bolaget bedriver liknande verksamhet som Edenred.

LAGRINGSTID:

Om Edenred upphör att existera, t.ex. genom en fusion, likvidation eller konkurs, eller om Edenreds kunddatabas överlåts till ett övertagande bolag kommer vi radera dina personuppgifter så länge vi inte behöver spara dem för att uppfylla lagkrav. Om Edenred förvärvas av ett övertagande bolag eller delas upp i samband med en omstrukturering kommer vi fortsätta spara och använda dina personuppgifter enligt villkoren i denna integritetspolicy, om du inte får annan information i samband med överlåtelsen.

DINA RÄTTIGHETER:

Du har rätt att invända mot sådan användning av dina personuppgifter som vi gör med stöd av en intresseavvägning. Se avsnitt 9 för att få information om dina rättigheter.

SYFTE:

Fullgöra våra rättsliga skyldigheter samt förebygga och beivra brott.


PERSONUPPGIFTER:

  • Faktureringsuppgifter såsom namn på fakturor och transaktionshistorik.
  • Annan information såsom personnummer, namn, e-post, telefonnummer och adress.

VAD VI GÖR:

Vi använder dina personuppgifter för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter, bl.a. enligt bokföringslagens och arbetsmiljölagens krav. Vi kommer också att lämna ut uppgifter om dig om vi får en begäran från åklagare eller polis.

LAGLIG GRUND:

Rättslig skyldighet. Allmänt intresse, i syfte att förebygga eller beivra brott.

LAGRINGSTID:

Vi sparar dina personuppgifter så länge det krävs enligt lag. För bokföringslagen gäller att personuppgifter får sparas i 7 år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret till vilken informationen hörde avslutades. För arbetsmiljölagen gäller att personuppgifter får sparas upp till 10 år, räknat från den dag då de registerades mottagna

DINA RÄTTIGHETER:

Se avsnitt 9 för att få mer information om dina rättigheter.

4. VARIFRÅN KOMMER DINA PERSONUPPGIFTER

4.1 De personuppgifter vi använder om dig har lämnats till oss av din arbetsgivare eller du har lämnat till oss. Din arbetsgivare lämnar uppgifter såsom namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, företagsnamn och anställningsnummer när de beställer ett kort av oss.

4.2 Vi kan komma att inhämta dina personuppgifter från kreditupplysningsföretag och offentliga register. Dessa lämnar uppgifter såsom personnummer, namn och adress samt inforamtion om förmyndare och skyddad identitet när dessa uppgifter har ändrats.

4.3 För att vi ska kunna tillhandahålla dig ditt kort är det ett krav att din arbetsgivare eller du lämnar dina personuppgifter till oss. Om din arbetsgivare eller du inte lämnar uppgifterna kan vi inte tillhandahålla dig ett kort.

5. AUTOMATISERADE BESLUTSFATTANDE

Vi använder oss inte av automatiska processer för att fatta beslut som i betydande grad påverkar dig.

6. HUR LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

6.1 Vi sparar bara dina personuppgifter så länge de behövs för de syften vi samlade in uppgifterna för enligt denna Integritetspolicy. När vi inte längre behöver spara dina uppgifter tar vi bort dem ur våra system, databaser och backup-er. I tabellerna ovan under avsnitt 3 kan du se hur länge vi sparar personuppgifter om dig för olika syften.

6.2 Vi kan också behöva spara dina personuppgifter av andra skäl, t.ex. för att följa lagkrav eller för att bevaka våra rättsliga intressen eller något annat viktigt allmänt intresse. Tillgången till dessa uppgifter begränsas så att enbart ett fåtal personer har behörighet att komma åt uppgifterna.

7. VEM LÄMNAR VI UT DINA PERSONUPPGIFTER TILL?

7.1 Edenred kan komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part, såsom till andra koncernbolag samt till din arbetsgivare leverantörer av korttryck och företag som vi samarbetar med för att tillhandahålla våra tjänster. Vi kommer därför att lämna ut dina uppgifter till våra serviceleverantörer, till exempel it-leverantörer och leverantör för korttryck för fullgörande av avtal mellan Edenred och din arbetsgivare samt för att tillhandahålla kortet till dig. Vi kan i vissa fall också behöva lämna ut uppgifter på begäran av myndigheter eller till andra parter inom ramen för domstolseller företagsförvärvsprocesser eller liknande.

7.2 Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till någon annan.

8. VAR ANVÄNDER VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Edenred använder alltid bara dina uppgifter inom EU/ EES och lämnar inte ut eller möjliggör åtkomst till dina personuppgifter till någon aktör utanför EU/EES.

9. DINA RÄTTIGHETER

9.1 Vårt ansvar för dina rättigheter

9.1.1 Edenred ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att dina personuppgifter används i enlighet med lag och att dina rättigheter får genomslag. Du kan när som helst kontakta oss om du vill använda dig av dina rättigheter. Du finner våra kontaktuppgifter längst ner i denna Integritetspolicy.

9.1.2 Edenred är skyldig att besvara din begäran om att utöva dina rättigheter inom en månad från att du hörde av dig. Om din begäran är komplicerad eller om det har kommit in ett stort antal har vi rätt att förlänga tiden med två månader till. Om vi anser att vi inte kan göra det du vill att vi ska göra är vi skyldiga att senast inom en månad från det att vi tog emot din begäran meddela dig varför vi inte kan göra det du vill att vi ska göra och informera dig om att du har rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten.

9.1.3 All information, kommunikation och samtliga åtgärder som vi genomför är kostnadsfria för dig. Om det du begär med anledning av dina rättigheter däremot är uppenbart ogrundat eller orimligt har vi rätt att ta ut en administrativ avgift för att ge dig informationen eller genomföra efterfrågad åtgärd, eller vägra att tillmötesgå din begäran.

9.2 Din rätt till tillgång, rättelse, radering och begränsning

9.2.1 Du har rätt att av Edenred begära:

  1. Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över vår användning av dina personuppgifter. Du har även rätt att kostnadsfritt få en kopia av de personuppgifter som vi använder. För eventuella ytterligare kopior har vi rätt att ta ut en administrationsavgift. Om du gör en begäran i elektroniskt format, t.ex. via epost, kommer vi att ge dig informationen i ett allmänt använt elektroniskt format.
  2. Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som vi upptäcker är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Du har även (från och med den 25 maj 2018) rätt att komplettera med ytterligare uppgifter om något relevant saknas.
  3. Radering av dina personuppgifter. Du har (från och med den 25 maj 2018) rätt att begära att vi tar bort dina personuppgifter om det inte längre finns ett godtagbart skäl till att vi använder dem. Radering ska därför ske om:
    1. personuppgifterna inte längre behövs för det syfte vi samlade in dem,
    2. vi använder dina uppgifter med stöd av ditt samtycke och du återkallar detta,
    3. du invänder mot vår användning av dina uppgifter som sker efter en intresseavvägning och vi inte har viktiga intressen som väger tyngre än dina intressen och rättigheter,
    4. vi har använt personuppgifterna på ett otillåtet sätt, eller
    5. vi har en rättslig skyldighet att radera personuppgifterna. Det kan dock finnas krav i lag eller andra starkt vägande skäl som gör att vi inte omedelbart kan radera dina personuppgifter. Vi kommer då sluta använda dina personuppgifter för andra syften än att följa lagstiftningen eller som inte är nödvändig av något annat starkt vägande skäl.
  4. Begränsning av användning. Det innebär att vi tillfälligt begränsar, dvs. fryser, användningen av dina personuppgifter. Du har (från och med den 25 maj 2018) rätt att begära begränsning när:
    1. du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt punkt 9.2.1 b), under tiden vi utreder uppgifternas korrekthet,
    2. användningen är olaglig och du inte vill att uppgifterna raderas,
    3. vi som personuppgiftsansvariga inte längre behöver personuppgifterna för våra syften med användningen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, eller
    4. du har invänt mot användning enligt punkt 9.3.1, i väntan på kontroll om våra viktiga intressen väger tyngre än dina.

9.2.2 Vi på Edenred kommer (från och med den 25 maj 2018) att vidta alla rimliga åtgärder vi kan för att underrätta alla som tagit emot dina personuppgifter enligt avsnitt 7 ovan om vi rättat, raderat eller begränsat åtkomsten till dina personuppgifter efter att du har begärt att vi ska göra det. På din begäran kommer vi att informera dig om vilka vi lämnat ut personuppgifter till.

9.3 Din rätt att invända mot användning

9.3.1 Du har rätt att invända mot sådan användning av dina personuppgifter som vi gör med stöd av en intresseavvägning eller av allmänt intresse. Du har alltså rätt att invända mot vår användning för direktmarknadsföring, metod- och affärsutveckling, för att försvara rättsliga anspråk vid tvist, förbättra IT-säkerhet, administration i samband med företagsförvärv och omstruktureringar samt när vi lämnar ut personuppgifter i syfte att motverka eller beivra brott. Om du invänder mot sådan användning kommer vi enbart att fortsätta användningen om vi har viktiga skäl till att fortsätta användningen som väger tyngre än dina intressen.

9.3.2 Om du inte vill att Edenred använder dina personuppgifter för erbjudande och/eller marknadsföring har du alltid rätt att invända mot sådan användning genom att höra av dig till oss. När vi har mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att använda personuppgifterna i detta marknadsföringssyfte.

9.4 Din rätt till dataportabilitet

9.4.1 Du har (från och med den 25 maj 2018) rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att få ut en del av dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Du har endast rätt till dataportabilitet när användningen av dina personuppgifter är automatiserad och vi grundar vår
användning på ditt samtycke eller på ett avtal mellan dig och oss. Det innebär att du till exempel har rätt att få ut och överföra alla personuppgifter du matat in för att skapa ditt användarkonto hos oss.

9.5 Din rätt att klaga till tillsynsmyndigheten

9.5.1 Du har rätt att inge eventuella klagomål på vår användning av dina personuppgifter till Datainspektionen

10. VI SKYDDAR DINA PERSONUPPGIFTER

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Edenred har därför vidtagit lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Om det inträffar säkerhetsincidenter som kan påverka dig eller dina personuppgifter på ett mer betydande sätt, t.ex. när det finns en risk för bedrägeri eller identitetsstöld, kommer vi att höra av oss till dig och berätta vad du kan göra för att minska risken.

11. FÖRÄNDRINGAR AV DENNA INTEGRITETSPOLICY

Edenred har rätt att när som helst ändra denna Integritetspolicy. När vi gör ändringar som inte enbart är språkliga eller redaktionella kommer du att få tydlig information om ändringarna och vad de innebär för dig innan de börjar gälla.

12. KONTAKTINFORMATION

Tveka inte att kontakta oss på Edenred om du har några frågor om denna Integritetspolicy, vår användning av dina personuppgifter eller om du vill använda dig av dina rättigheter.

Edenred Sweden AB,
Org.nr: 556253-6341
Postadress: 105 40 Stockholm
Besöksadress: Liljeholmsstranden 3, 117 43 Stockholm
E-post: ERSE-DPO@edenred.com
Telefon: 08-681 81 00